Програма адаптації (onboarding) — це набір інструментів, які застосовуються для швидкого введення нового співробітника в посаду та навчання його всім необхідним знанням та навичкам, необхідним для якісного виконання роботи. Якісна програма адаптації значно пришвидшує процес введення нових співробітників в посаду та позитивно впливає на економіку бізнесу.
Типові помилки керівників при введенні нових співробітників в посаду
Нижче наведені головні помилки, через які в компаніях співробітники набагато довше входять в посаду, а інколи навіть ніколи не отримують достатніх компетенцій для максимально ефективного виконання робочих задач:
- Відсутність структурованого вступного навчання нових співробітників
Однією з головних помилок при введенні нових співробітників в посаду є повна відсутність структурованого навчання, коли співробітника повністю передають в руки його керівнику і вважають, що керівник сам розбереться, як його вчити. Але, як показує практика, більшість керівників не вміють самостійно побудувати якісний навчальний процес. Через це буває що новачки “бовтаються” по декілька місяців в режимі “стажера”, не даючи достатнього результату компанії та навіть роблячи багато помилок. - Відсутність атестації (перевірки знань) при завершенні адаптації
Всі ми вчились в якихось навчальних закладах і всі ми знаємо, що для ефективного навчання треба докласти певних зусиль. І всі ми також знаємо, що якщо по якійсь темі немає строгого екзамену, то доволі часто немає мотивації докладати надзусиль у вивченні даної теми. Важливе правило: немає перевірки засвоєних знань — немає якісного навчання. При цьому у багатьох компаніях взагалі немає ніякої перевірки знань після проходження співробітником навчального процесу. Як результат — люди вчаться недостатньо якісно, читають навчальні посібники “по діагоналі”, вчаться по принципу “в одне вухо влетіло, з іншого вилетіло”. Через це в компаніях значно падає якість ввідного навчання нових співробітників. - Недостатня автоматизація процесу адаптації
Найдорожчий робочий час в компанії — це час керівників. І саме цього часу дуже часто бракує найбільше. При цьому, для якісного введення кожного нового співробітника в посаду зазвичай потрібно багато робочих годин його безпосереднього керівника. І якщо ще першим людям, які приходять до відділу, керівник приділяє більш-менш достатньо часу, то зі збільшенням розміру команди кількість уваги керівника до кожного нового співробітника, зазвичай, починає знижуватись. При цьому, якщо подивитись на процес навчання кожного нового співробітника, в даному процесі велику складову становить теоретична частина, де співробітнику потрібно пояснити якісь ключові поняття та методи роботи, які його стосуються. Ми живемо в еру автоматизації, сьогодні існує багато систем LMS (learning management system), які дозволяються дуже швидко побудувати якісний автоматизований процес, де всі необхідні теоретичні знання новий співробітник буде отримувати з даної системи, а час керівника буде колосально економитись завдяки записаним навчальним відео.
Всі ці помилки призводять до значного зниження ефективності процесу ввідного навчання новачків, але можуть бути достатньо швидко виправлені завдяки побудові якісної програми ввідної адаптації.
Що таке ефективна програма ввідної адаптації та як її побудувати?
Ефективна програма адаптації має бути максимально автоматизована завдяки системі управління навчанням (LMS, learning management system).
Система ввідної адаптації складається з наступних елементів:
- Профіль компетенцій
Це документ, в якому перелічені всі компетенції, якими має володіти співробітник для того, щоб якісно закривати свою зону відповідальності. Компетенції діляться на загальнокорпоративні та вузькоспеціалізовані.
Загальнокорпоративні компетенції включають в себе набір знань, які стосуються кожного співробітника компанії. Сюди відносяться бізнес-модель, бачення майбутнього, опис продуктів та послуг компанії, організаційна структура, ключові управлінські інструменти, правила роботи з задачами та проєктами, принципи корпоративної культури, правила внутрішнього розпорядку.
Вузькоспеціалізовані компетенції включають в себе компетенції, притаманні конкретній посаді. Наприклад правила та технології продажів для менеджерів з продажів, правила планування та бюджетування для фінансистів, правила роботи на виробництві для робочого персоналу і т.п.
Ви можете завантажити приклад профілю компетенцій за посиланням нижче:
нового співробітника
- Структура програми навчання
В кожній школі і вищому навчальному закладі є розклад занять. Саме такий розклад має отримати новий співробітник, який починає проходити програму адаптації. Здатність людей самостійно спланувати собі графік навчання достатньо слабка. Тому саме структура програми адаптації вирішує питання якісної організації ввідного навчання. Така структура розробляється спочатку в приблизному таймінгу, а далі коригується в процесі проходження навчання першими співробітниками.
- Окремі теоретична та практична частини навчання
Згадайте як відбувається процес навчання водінню автомобіля: учень окремо вчить теоретичну базу та здає по ній екзамен, а окремо проходить практичне навчання. Саме так має бути побудований процес ввідної адаптації. Перші 1-2 тижні новий співробітник вчить всю необхідну теорію та здає по ній екзамен (атестацію), а далі в нього починається біля одного місяця практичного навчання під супроводом досвідченого наставника з команди.
- Теоретична та практична атестація
Як я вже казав раніше, дуже важливо, щоб після теоретичної та практичної частин вступного навчання відбувалась якісна перевірка знань. Вона може складатись з тестування, екзамену на знання теорії, або з практичної демонстрації отриманих навичок. Формат та структуру атестації варто розробити заздалегідь, щоб мінімізувати імпровізацію в процесі перевірки.
- Автоматизована система управління навчанням (LMS, learning management system)
Сьогодні існує достатньо багато сучасних LMS-систем, на базі яких ви можете дуже швидко побудувати якісний автоматизований процес навчання (завантажити огляд найбільш популярних LMS-систем). Коли новий співробітник приходить в компанію, він отримає доступ до подібної системи і далі вже система веде його “за руку” через навчальний процес. В системі співробітник дивиться всі необхідні йому теоретичні відео-матеріали, дивиться додаткові документи, проходить тестування і т.п.
- Відео-уроки з допоміжними текстовими матеріалами
Для економії часу керівників, а також для більш структурованого донесення інформації до нового співробітника, варто більшість теоретичних знань записувати у вигляді відеоуроків. Вона, навіть, не обов’язково мають бути зняті в професійній якості, навіть якщо ви запишете такі уроки просто на вебкамеру чи телефон — це вже дасть дуже велику користь. Як один з варіантів створення відеоматеріалів — можна зробити презентацію зі слайдами на тему навчання, а далі записати скрінкаст, де ви по черзі перемикаєте слайди та голосом коментуєте кожен слайд. На виході такого процесу ви отримаєте дуже структуроване і зручне відео, яке можна буде завантажити в LMS-систему.
В якості прикладу, ви можете завантажити відео з програми навчання для наших нових співробітників, де я детально пояснюю логіку та принципи корпоративної культури нашої компанії:
про корпоративну культуру
- Закріплений відповідальний за організацію процесу навчання
Важливо, щоб за кожним новим співробітником окрім його керівника була закріплена відповідальна людина, яка буде вести нового співробітника “за руку” через процес навчання. Такою людиною може бути менеджер з навчання та розвитку співробітників (L&D-менеджер), HR-менеджер або навіть офіс-менеджер. Мета даної людини — детально розуміти як має проходити процес навчання та бути головним модератором даного процеса — організовувати як нового співробітника, так і інших внутрішніх спеціалістів, які мають чомусь навчити новачка.
Це ключові компоненти, які мають бути врахованими перед розробкою потужної та ефективної програми навчання для нових співробітників. Компанія “Бізнес-Конструктор” вже більше ніж 10 років допомагає як невеличким підприємцям, так і крупним компаніям створювати та впроваджувати якісні програми онбордингу. Якщо вам актуально розробити та впровадити таку систему в вашій компанії, лишайте запит і наш спеціаліст підкаже вам я ми можемо вам допомогти.
Залишити заявку
на розробку програми адаптації:
