Программа адаптации (onboarding) — это набор инструментов, которые применяются для быстрого введения нового сотрудника в должность и его обучение всем знаниям и навыкам, необходимым для качественного выполнения работы. Качественная программа адаптации значительно ускоряет процесс введения новых сотрудников в должность и оказывает положительное влияние на экономику бизнеса.
Типичные ошибки руководителей при введении новых сотрудников в должность
Ниже приведены главные ошибки, из-за которых в компаниях сотрудники гораздо дольше входят в должность, а иногда даже никогда не получают достаточных компетенций для максимально эффективного выполнения рабочих задач:
- Отсутствие структурированного вступительного обучения новых сотрудников
Одной из главных ошибок при введении новых сотрудников в должность является полное отсутствие структурированного обучения, когда сотрудник полностью передается в руки его руководителю и считает, что руководитель сам разберется, как его учить. Но, как показывает практика, большинство руководителей не умеют самостоятельно построить качественный учебный процесс. Поэтому бывает что новички «болтаются» по несколько месяцев в режиме «стажера», не давая достаточного результата компании и даже совершая много ошибок.
- Отсутствие аттестации (проверки знаний) при завершении адаптации
Все мы учились в каких-то учебных заведениях и все мы знаем, что для эффективного обучения нужно приложить определенные усилия. И все мы также знаем, что если по какой-то теме нет строгого экзамена, то часто нет мотивации прилагать сверхусилия в изучении данной темы. Важное правило: нет проверки усвоенных знаний — нет качественного обучения. При этом у многих компаниях вообще нет никакой проверки знаний после прохождения сотрудником учебного процесса. Как результат — люди учатся недостаточно качественно, читают учебные пособия «по диагонали», учатся по принципу «в одно ухо влетело, из другого вылетело». Поэтому в компаниях значительно падает качество вводного обучения новых сотрудников.
- Недостаточная автоматизация процесса адаптации
Наиболее дорогое рабочее время в компании — это время руководителей. И именно этого времени очень часто не хватает больше всего. При этом для качественного введения каждого нового сотрудника в должность обычно требуется много рабочих часов его непосредственного руководителя. И если еще первым людям, которые приходят в отдел, руководитель уделяет более или менее достаточно времени, то с увеличением размера команды количество внимания руководителя к каждому новому сотруднику обычно начинает снижаться. При этом, если посмотреть на процесс обучения каждого нового сотрудника, в данном процессе большую составляющею становит теоретическая часть, где сотруднику нужно объяснить какие-то ключевые понятия и методы работы, которые его касаются. Мы живем в эпоху автоматизации, сегодня существует много систем LMS (learning management system), которые позволяют очень быстро построить качественный автоматизированный процесс, где все необходимые теоретические знания новый сотрудник будет получать из данной системы, а время руководителя будет колоссально экономиться благодаря предварительно записанным обучающим видео.
Все эти ошибки приводят к значительному снижению эффективности вводного обучения новичков, но могут быть достаточно быстро исправлены благодаря построению качественной программы вводной адаптации.
Что такое эффективная программа вводной адаптации и как ее построить?
Эффективная программа адаптации должна быть максимально автоматизирована благодаря системе управления обучением (LMS, learning management system).
Система вводной адаптации состоит из следующих элементов:
- Профиль компетенций
Это документ, где перечислены все компетенции, которыми должен владеть сотрудник для того, чтобы качественно закрывать свою зону ответственности. Компетенции делятся на общекорпоративные и узкоспециализированные.
Общекорпоративные компетенции включают в себя набор знаний, относящихся к каждому сотруднику компании. Сюда относятся бизнес модель, видение будущего, описание продуктов и услуг компании, организационная структура, ключевые управленческие инструменты, правила работы с задачами и проектами, принципы корпоративной культуры, правила внутреннего распорядка.
Узкоспециализированные компетенции включают в себя компетенции, присущие конкретным должностям. Например, правила и технологии продаж для менеджеров по продажам, правила планирования и бюджетирования для финансистов, правила работы на производстве для рабочего персонала и т.п.
Вы можете скачать пример профиля компетенций по ссылке ниже:
нового сотрудника
- Структура программы обучения
В каждой школе и высшем учебном заведении есть расписание занятий. Именно такое расписание должен получить новый сотрудник, начинающий проходить программу адаптации. Способность людей самостоятельно спланировать график обучения достаточно слаба. Поэтому именно структура программы адаптации решает вопросы качественной организации вводного обучения. Такая структура разрабатывается сначала в примерном тайминге, а дальше корректируется в процессе прохождения обучения первыми сотрудниками.
- Отдельные теоретическая и практическая части обучения
Вспомните, как происходит процесс обучения вождению автомобиля: ученик отдельно учит теоретическую базу и сдает по ней экзамен, а отдельно проходит практическое обучение. Именно так должен быть построен процесс вводной адаптации. Первые 1-2 недели новый сотрудник учит всю необходимую теорию и сдает по ней экзамен (аттестацию), а затем у него начинается около одного месяца практического обучения под сопровождением опытного наставника из команды.
- Теоретическая и практическая аттестация
Как я уже говорил ранее, очень важно, чтобы после теоретической и практической частей вступительного обучения проходила качественная проверка знаний. Она может состоять из тестирования, экзамена по знанию теории, или по практической демонстрации полученных навыков. Формат и структуру аттестации следует разработать заранее, чтобы минимизировать импровизацию в процессе проверки.
- Автоматизированная система управления обучением (LMS, learning management system)
Сегодня существует достаточно много современных LMS-систем, на базе которых вы можете быстро построить качественный автоматизированный процесс обучения (скачать обзор наиболее популярных LMS-систем). Когда новый сотрудник приходит в компанию, он получит доступ к подобной системе и дальше система ведет его «за руку» через учебный процесс. В системе сотрудник смотрит все необходимые ему теоретические видеоматериалы, смотрит дополнительные документы, проходит тестирование и т.п.
- Видеоуроки со вспомогательными текстовыми материалами
Для экономии времени руководителей, а также для более структурированного донесения информации до нового сотрудника следует большинство теоретических знаний записывать в виде видеоуроков. Она даже не обязательно должна быть снята в профессиональном качестве, даже если вы запишете такие уроки прямо на вебкамеру или телефон — это уже принесет очень большую пользу. Как один из вариантов создания видеоматериалов можно сделать презентацию со слайдами по теме обучения, а дальше записать скринкаст, где вы поочередно переключаете слайды и голосом комментируете каждый слайд. На выходе такого процесса вы получите очень структурированное и удобное видео, которое можно загрузить в LMS-систему.
В качестве примера вы можете скачать видео из программы обучения для наших новых сотрудников, где я подробно объясняю логику и принципы корпоративной культуры нашей компании:
о корпоративной культуре
- Закрепленный ответственный за организацию процесса обучения
Важно, чтобы за каждым новым сотрудником, кроме его руководителя, был закреплен ответственный человек, который будет вести нового сотрудника «за руку» через процесс обучения. Таким человеком может быть менеджер по обучению и развитию сотрудников (L&D-менеджер), HR-менеджер или даже офис-менеджер. Цель данного человека — подробно понимать как должен проходить процесс обучения и быть главным модератором данного процесса — организовывать как нового сотрудника, так и других внутренних специалистов, которые должны чему-то научить новичка.
Это ключевые компоненты, которые должны быть учтены перед разработкой мощной и эффективной программы обучения для новых сотрудников. Компания «Бизнес-Конструктор» уже более 10 лет помогает как небольшим предпринимателям, так и крупным компаниям создавать и внедрять качественные программы онбординга. Если вам актуально разработать и внедрить такую систему в вашей компании, оставьте запрос и наш специалист подскажет вам, что мы можем вам помочь.
Оставить заявку
на разработку программы адаптации:
