Управлінський облік — це формат фінансової звітності компанії, який використовується, в першу чергу, для прийняття управлінських рішень. На відміну від бухгалтерського та податкового обліку, мета управлінського обліку — дати змогу керівництву та інвесторам компанії зрозуміти реальну фінансову картину, зробити структурований фінансовий аналіз та прийняті обгрунтовані якісні управлінські рішення щодо подальших дій по розвитку бізнесу.
В якому форматі звітності вести управлінський облік?
Найбільш зручно вести управлінський облік в трьох головних звітах, які використовуються сьогодні всіма системними компаніями в світі — це Баланс (Balance Sheet), Звіт про фінансові результати (P&L, Income statement), Звіт про рух грошових коштів (Cashflow Statement).
Верхньорівнева структура цих звітів має відповідати прийнятим міжнародним стандартам, але вже наповнення окремих статей може буде розроблена виходячи зі специфіки конкретного бізнесу.
Якщо ви не знайомі з форматами даних звітів, ви можете завантажити їх та подивитись інструкцію по роботі з ними за посиланням нижче:
управлінських звітів
+ відео-інструкція по їх використанню
Типи управлінських звітів
Управлінські звіти поділяються на два типи:
- Моментні. Показують ситуацію у конкретний момент часу, як, наприклад, показник залишків коштів або товарів на певну дату. Баланс (Balance sheet) є моментним звітом.
- Інтервальні. Відображають динаміку та зміни за конкретний період. Наприклад, такий показник, як сума надходжень та виплат грошових коштів за певний місяць. Звіт про фінансові результати (P&L) та Звіт про рух грошових коштів (Cashflow) є інтервальними звітами.
Для чого потрібен Баланс?
У балансі ми бачимо всі моментні показники компанії, до яких відносяться:
- Активи компанії (залишки грошей, товарів, обладнання, дебіторська заборгованість, нерухомість, транспорт, тощо).
- Зобов’язання компанії (борги по зарплаті, податкам, перед постачальниками, кредиторами тощо).
Отже, баланс відображає сукупність всіх активів і зобов’язань компанії.
Крім того, у балансі власник бачить один із найважливіших показників фінансового стану компанії, який називається власний капітал (Equity). Це різниця між балансовою вартістю всіх активів і зобов’язань компанії, що відображає розмір капіталу акціонерів компанії, заморожений у бізнесі. Іншими словами, власний капітал — це сума грошей, яка гіпотетично залишилася б у акціонерів компанії у випадку припинення її діяльності, продажу всіх активів підприємства за їх балансовою вартістю та повернення всіх боргів. Така ситуація є малоймовірною для бізнесу, але пояснює сутність власного капіталу.
Важливо розуміти, що чистий прибуток або збиток компанії стосується саме змін у розмірі власного капіталу. Тобто, чистий прибуток у розмірі 10 тисяч доларів за місяць означає не те, що на цю суму в компанії стало більше грошей на рахунку, а те, що на цю суму у неї збільшився її власний капітал.
Для чого потрібен Звіт про фінансові результати (P&L)?
Звіт про фінансові результати (P&L) використовується для обліку та аналізу чистого прибутку/збитку (Net Profit/Loss) та структури його формування. Він показує не те, як рухаються гроші (це видно в Звіті про рух грошових коштів), а чистий прибуток або збиток, розрахований на базі доходів та витрат компанії, нарахованих на конкретний період.
Під нарахованими доходами та витратами мається на увазі не фактичне надходження чи виплата грошей, а факт визнання таких доходів і витрат.
Компанія може отримати передоплату за послугу в січні, але виконати її в лютому. Тоді місяцем отримання доходу буде визнаний лютий і ця сумма потрапить в дохід лютого в P&L. А передоплата, отримана у січні потрапить в Cashflow. Або, наприклад, співробітникам було нараховано заробітну плату за квітень, і саме ця сума нарахування відобразиться у Звіті про фінансові результати за квітень, незалежно від дати виплати заробітної плати. Проте фактичний рух грошових коштів по даній статті витрат може пройти на початку травня і тоді саме в травні ця оплата відобразиться в Cashflow.
Для чого потрібен Звіт про рух грошових коштів (Cashflow)?
Типовою помилкою молодих підприємців є розрахунок чистого прибутку касовим методом, як різниці між всіма надходженнями та виплатами грошових коштів. У міжнародних стандартах управління фінансами така різниця називається чистим грошовим потоком (Net Cashflow) і використовується цей показник для управління ліквідністю компанії (наявністю достатньої кількості грошей для забезпечення безперервної діяльності і виконання всіх зобов’язань). І саме для обліку і аналізу чистого грошового потоку і структури його формування використовується Звіт про рух грошових коштів. В ньому підприємець може бачити всі надходження та виплати грошових коштів, чистий грошовий потік, а також залишки грошових коштів на початок та на кінець кожного періоду.
Як впровадити управлінський облік?
Алгоритм впровадження управлінського обліку наступний:
- Визначити співробітника, відповідального за управлінський облік.
- Розробити формати управлінських звітів (Balance, P&L, Cashflow)
- Обрати та впровадити систему автоматизації обліку (на зовсім початковій стадії це може бути Excel або Google Spreadsheet, але важливо якнаймога швидше перевести облік на більше автоматизовану систему, наприклад Finmap)
- Скласти перелік первинних операцій, на базі яких буде формуватись управлінська звітність (оплати, нарахування витрат, підписання актів виконаних робіт, прибуткові та видаткові накладні, тощо).
- Визначити як кожна первинна операція буде вноситись в систему управлінського обліку і хто за це відповідає.
- Вбудувати проведення всіх первинних операцій в системі управлінського обліку в бізнес-процеси компанії (наприклад, в форматі BPMN).
- Провести навчання співробітників, причетних до операцій управлінського обліку.
- Визначити механізми перевірки коректності управлінської звітності та впровадити регулярний аудит.
Хто має займатись управлінським обліком?
Найбільш правильно, коли управлінський облік будує і веде фінансовий директор (CFO). В маленьких компаніях таку функцію може виконувати фінансовий менеджер. Не рекомендується доручати управлінський облік головному бухгалтеру, оскільки його головними задачами бути саме бухгалтерський та податковий облік, організація якісної звітності перед державними контролюючими органами.
