Управленческое учетное дело — это формат финансовой отчетности компании, который прежде всего используется для принятия управленческих решений. В отличие от бухгалтерского и налогового учета, целью управленческого учета является предоставление руководству и инвесторам компании возможности понимать реальную финансовую картину, проводить структурированный финансовый анализ и принимать обоснованные качественные управленческие решения относительно дальнейших шагов в развитии бизнеса.
В каком формате вести управленческое учетное дело?
Наиболее удобно вести управленческое учетное дело в трех основных отчетах, которые используются сегодня всеми системными компаниями в мире — это Баланс (Balance Sheet), Отчет о финансовых результатах (P&L, Income statement), Отчет о движении денежных средств (Cashflow Statement).
Верхнеуровневая структура этих отчетов должна соответствовать принятым международным стандартам, но наполнение отдельных статей может быть разработано с учетом специфики конкретного бизнеса.
Если вы не знакомы с форматами данных отчетов, вы можете загрузить их и ознакомиться с инструкцией по работе с ними по ссылке ниже:
управленческих отчетов
+ видео-инструкция по их использованию
Типы управленческих отчетов
Управленческие отчеты делятся на два типа:
- Моментные. Показывают ситуацию в конкретный момент времени, например, показатель остатков денежных средств или товаров на определенную дату. Баланс (Balance sheet) является моментальным отчетом.
- Интервальные. Отображают динамику и изменения за определенный период. Например, такой показатель, как сумма поступлений и выплат денежных средств за определенный месяц. Отчет о финансовых результатах (P&L) и Отчет о движении денежных средств (Cashflow) являются интервальными отчетами.
Зачем нужен Баланс?
В балансе мы видим все моментные показатели компании, к которым относятся:
- Активы компании (остатки денег, товаров, оборудования, дебиторская задолженность, недвижимость, транспорт и т. д.).
- Обязательства компании (долги по зарплате, налогам, перед поставщиками, кредиторами и т. д.).
Таким образом, баланс отражает совокупность всех активов и обязательств компании.
Кроме того, в балансе владелец видит один из самых важных показателей финансового состояния компании, который называется собственный капитал (Equity). Это разница между балансовой стоимостью всех активов и обязательств компании, отражающая размер капитала акционеров компании, замороженного в бизнесе. Другими словами, собственный капитал — это сумма денег, которая гипотетически осталась бы у акционеров компании в случае прекращения ее деятельности, продажи всех активов предприятия по их балансовой стоимости и возврата всех долгов. Такая ситуация маловероятна для бизнеса, но объясняет суть собственного капитала.
Важно понимать, что чистая прибыль или убыток компании относится именно к изменениям размера собственного капитала. То есть чистая прибыль в размере 10 тысяч долларов в месяц не означает, что у компании стало больше денег на счету, а означает, что на эту сумму у нее увеличился собственный капитал.
Зачем нужен Отчет о финансовых результатах (P&L)?
Отчет о финансовых результатах (P&L) используется для учета и анализа чистой прибыли/убытка (Net Profit/Loss) и структуры его формирования. Он не показывает, как двигаются деньги (это видно в Отчете о движении денежных средств), а чистую прибыль или убыток, рассчитанный на основе доходов и расходов компании, начисленных за конкретный период.
Под начисленными доходами и расходами подразумевается не фактическое поступление или выплата денег, а факт признания таких доходов и расходов.
Компания может получить предоплату за услугу в январе, но выполнить ее в феврале. Тогда месяцем поступления дохода будет признан февраль, и эта сумма попадет в доход февраля в P&L. Предоплата, полученная в январе, попадет в Отчет о движении денежных средств. Или, например, сотрудникам была начислена заработная плата за апрель, и именно эта сумма начисления отобразится в Отчет о финансовых результатах за апрель, независимо от даты выплаты заработной платы. Однако фактическое движение денежных средств по данной статье расходов может пройти в начале мая, и тогда именно в мае эти выплаты отразятся в Отчете о движении денежных средств.
Зачем нужен Отчет о движении денежных средств (Cashflow)?
Типичной ошибкой молодых предпринимателей является расчет чистой прибыли по кассовому методу как разницы между всеми поступлениями и выплатами денежных средств. В международных стандартах финансового управления такая разница называется чистым денежным потоком (Net Cashflow), и этот показатель используется для управления ликвидностью компании (наличием достаточного количества денег для обеспечения бесперебойной деятельности и выполнения всех обязательств). И именно для учета и анализа чистого денежного потока и структуры его формирования используется Отчет о движении денежных средств. В нем предприниматель может видеть все поступления и выплаты денежных средств, чистый денежный поток, а также остатки денежных средств в начале и в конце каждого периода.
Как внедрить управленческий учет?
Алгоритм внедрения управленческого учета следующий:
- Определить сотрудника, ответственного за управленческий учет.
- Разработать форматы управленческих отчетов (Баланс, P&L, Cashflow).
- Выбрать и внедрить систему автоматизации учета (на самом первом этапе это может быть Excel или Google Spreadsheet, но важно как можно быстрее перевести учет на более автоматизированную систему, например, Finmap).
- Составить список первичных операций, на основе которых будет формироваться управленческая отчетность (оплаты, начисления расходов, подписание актов выполненных работ, прибыльные и расходные накладные и т. д.).
- Определить, как каждая первичная операция будет вноситься в систему управленческого учета и кто за это будет отвечать.
- Встроить проведение всех первичных операций в системе управленческого учета в бизнес-процессы компании (например, в формате BPMN).
- Провести обучение сотрудников, причастных к операциям управленческого учета.
- Определить механизмы проверки корректности управленческой отчетности и внедрить регулярный аудит.
Кто должен заниматься управленческим учетом?
Наиболее правильно, когда управленческий учет строит и ведет финансовый директор (CFO). В небольших компаниях такую функцию может выполнять финансовый менеджер. Не рекомендуется поручать управленческий учет главному бухгалтеру, поскольку его основными задачами являются бухгалтерский и налоговый учет, организация качественной отчетности перед государственными контролирующими органами.
